Zonder facturatie geen inkomsten. Het is daarom van groot belang om de facturatie te stroomlijnen en ervoor te zorgen dat dit een proces is waar geen omkijken naar nodig is. Maar hoe doe je dat? Hieronder enkele aandachtspunten.
Formele vereisten
Allereerst is het van belang om je bewust te zijn van de eisen die de belastingdienst stelt aan een factuur. Deze zijn hier terug te vinden op de website van de belastingdienst. Het opmaken en versturen van een factuur is namelijk voor een groot deel een fiscale verplichting in verband met de btw-administratie, maar het dient ook als bewijs dat partijen met elkaar hebben gehandeld.
Wat breng je in rekening?
Zorg dat de factuur een correcte weergave is van wat je te vorderen hebt van de klant. Het is een weergave van de overeenkomst tussen partijen. De input voor de factuur ligt dus niet alleen bij de sales afdeling maar ook bij de uitvoerende werknemer(s) die de opdracht uitvoeren dan wel de koop verwerken.
Er kan tussen het sluiten van de overeenkomst en het leveren van het eindproduct namelijk nog een wijziging plaatsvinden waardoor de hoogte van de betaalverplichting van de klant wijzigt. Voordat de factuur verstuurd wordt is het dus goed om dit te controleren.
Bij wie kan de klant terecht met vragen?
Het komt regelmatig voor dat een klant een vraag heeft over een factuur. Denk hierbij aan een eenvoudige correctie van een fout in de factuur of een opmerking over een verschil tussen afspraak en het bedrag dat in rekening is gebracht. Het is van belang dat de klant met dergelijke vragen ergens terecht kan om direct – of binnen enkele dagen – een antwoord te krijgen. Het is ook goed om stil te staan bij de manier waarop de klant vragen of de factuur kan indienen (telefoon, mail, whatsapp).
Het komt namelijk regelmatig voor dat debiteuren in de veronderstelling verkeren dat een fout in de factuur betekent dat er niet betaald hoeft te worden. Dit is over het algemeen een verkeerde opvatting van de debiteur en het is daarom goed om de debiteur bij vragen over een factuur direct een antwoord te kunnen voorzien zodat hij of zij geen reden heeft om de betaling uit te stellen.
Als een klant een vraag heeft over een factuur, betekent dat zoals hierboven aangegeven nog niet dat hij de factuur niet (deels) hoeft te betalen. De betalingsverplichting van de klant valt of staat niet met een factuur. Dit neemt niet weg dat de klant wel recht heeft op een factuur voor zijn eigen btw-administratie.
Contactmoment met klant
Als de klant zich meldt met een vraag of opmerking over de factuur, is het goed om dat moment tevens te gebruiken voor het maken van een concrete “nieuwe” betaalafspraak. Vooral wanneer de oorspronkelijke betaaltermijn bijna vervalt. Een voorbeeld van een dergelijke afspraak is dat de klant binnen twee dagen een aangepaste factuur tegemoet kan zien, en dat hij of zij die vervolgens binnen drie dagen moet voldoen. Zo wordt de vraag van de klant opgelost, zonder dat de betaling al te veel vertraging oploopt. Hierbij hoeft geen rekening te worden gehouden met een wettelijke of contractuele betaaltermijn. Het betreft immers een nieuwe (afwijkende) afspraak.
Conclusie
Het proces van facturatie is van groot belang om de cashflow te optimaliseren. Je wilt dat dit zo soepel mogelijk verloopt en dat wanneer er onverhoopt een dispuut is met de klant, dit zo snel mogelijk is opgelost. Zorg er daarom voor dat het vooraf duidelijk is voor de klant wat de afspraken en voorwaarden zijn.
