Klanten steeds achter de broek zitten om te betalen, veel tijd kwijt zijn met het maken van offertes en contacten; er zijn genoeg dingen waar je je als ondernemer liever mee bezighoudt. Administratieve werkzaamheden die je in het begin misschien nog zelf kon doen zijn na een paar jaar een tijdrovende klus geworden. Daarom is een duidelijk beleid en werkproces heel belangrijk voor een succesvol debiteurenbeheer. Maar hoe bepaal je het beleid?
Voor een goed beleid moeten minimaal de volgende vragen worden beantwoord:
- Wat is het doel?
- Welke middelen heb je nodig om dat doel te bereiken?
- Binnen welke tijd wil je het doel bereiken?
- Hoe ga je dat doel bereiken?
In dit artikel bespreken we hoe je die vragen beantwoord en geven we een aantal voorbeelden.
Wat is het doel?
Het doel is een korte en concrete en gespecificeerde omschrijving van het te behalen resultaat over bijvoorbeeld een periode van één tot vijf jaar. Enkele voorbeelden van doelen zijn:
“Binnen drie jaar wordt de DSO-ratio (het aantal dagen die verstrijken voordat de factuur betaald wordt) van 32 naar 20 dagen gebracht.”
“Het totaal aan kosten voor incassomaatregelen wordt binnen drie jaar teruggebracht van € 15.000,- naar € 7.500,– per jaar.”
Welke middelen heb je nodig om dat doel te bereiken?
Bij de beantwoording van de vraag welke middelen gebruikt kunnen worden om het doel te bereiken, maak je een inschatting van wat er nodig is om het doel te bereiken. Denk hierbij aan personeel, software, externe partners etc. Het is met betrekking tot deze stap raadzaam om binnen alle lagen van de onderneming te inventariseren wat er nodig is.
Met betrekking tot de hierboven genoemde voorbeelden, kunnen de volgende vragen worden beantwoord om de inventariseren welke middelen er nodig zijn:
“Wat is er nodig om de DSO-ratio binnen drie jaar van 32 naar 20 dagen te brengen?”
Een antwoord kan zijn dat dat er een gestructureerde workflow voor de facturering en eventuele incasso moet worden ingericht. Als blijkt dat medewerkers te weinig tijd hebben om de nodige werkzaamheden uit te voeren, moet wellicht overwogen worden om het debiteurenteam uit te breiden of moet er gebruik worden gemaakt van externe (incasso)partners die daarbij kunnen ondersteunen.
Tijdsplan
Om inzichtelijk te maken of je het doel gaat bereiken, is het raadzaam om een tijdsplan te maken waarbij de te nemen stappen worden uitgestippeld. Deze kunnen dan tijdens tussentijdse evaluaties worden besproken en indien nodig kan er tijdig worden bijgestuurd als het bereiken van het beoogde doel niet haalbaar lijkt.
Bij het hierboven genoemde voorbeeld over het terugbrengen van de DSO-ratio binnen drie jaar, kan bijvoorbeeld telkens na één jaar een evaluatiemoment worden ingelast. Hiermee kan tijdig worden gesignaleerd of er bijgestuurd moet worden. Omdat het niet ondenkbaar is dat het terugbrengen van de DSO-ratio na het eerste jaar vóór loopt op planning, moet er rekening mee worden gehouden dat de laatste stappen vaak het moeilijkst zijn om te realiseren. Wat als de DSO-ratio na de eerste twee jaar blijft schommelen rond de 23 dagen? Dit kan je alleen ontdekken als je in het laatste jaar nog een extra evaluatiemoment inplant om bij te kunnen sturen.
Hoe ga je dat doel bereiken?
De vraag die hierbij centraal staat is “wat doe je wel en wat doe je niet?”
Het kan bijvoorbeeld wenselijk zijn dat er géén extra personeel wordt aangenomen om de doelen te bereiken. In plaats daarvan kan er worden gezocht naar softwaretools of externe ondersteuning om met de huidige bezetting aan personeel het doel te bereiken.
Een ander onderwerp waarover nagedacht kan worden, is de vraag hoe je met slecht betalende klanten omgaat. Je kan een beleid hanteren waarbij je direct een incassopartner inschakelt als de factuur na 30 dagen niet is betaald, maar je kan ook een beleid hanteren waarbij er tot het uiterste wordt geprobeerd om de zaak niet ter incasso uit handen te geven.
Deze strategie kan je per klantsegment bepalen. Bij repeterende klanten is het doorgaans minder wenselijk om snel door te pakken met incassomaatregelen, terwijl dat bij eenmalige klanten minder nadelige gevolgen kan hebben en het mogelijk wel tot snellere betaling leidt.
Processen
Zodra is vastgesteld hoe je het doel gaat bereiken en welke middelen je daarvoor tot je beschikking hebt, kan je werkprocessen inrichten. Dit kan zijn een duidelijke werkinstructie voor interne werkzaamheden, dan wel een standaardprotocol om zaken over te dragen aan een externe partner.
Het is van belang dat de werkprocessen worden vastgelegd, door alle medewerkers kunnen worden geraadpleegd en dat er een controle plaatsvindt op de naleving ervan. Dit laatste is om twee redenen. Ten eerste moet regelmatig worden vastgesteld of de werkprocessen nog uitvoerbaar zijn en ten tweede zorgt dit ervoor dat er voldoende continuïteit is bij de uitvoering van de werkprocessen. Hierdoor kan hetzelfde werk worden uitgevoerd door meerdere medewerkers die er af en toe tijd aan besteden, of wanneer iemand ziek is of met vakantie gaat.
Conclusie
Door het voeren van een beleid en het vastleggen van werkprocessen met betrekking tot debiteurenbeheer en incasso is het intern voor iedereen duidelijk hoe er wordt omgegaan met achterstallige debiteuren. Het is ook een kans om ervoor te zorgen dat het geen neventaak van één werknemer wordt, maar dat het een gezamenlijk project blijft en er dus continue aandacht aan wordt besteed. Een bijkomend voordeel is dat de klanten vanzelf bekend raken met het beleid en dus meer voorspelbaar worden qua betaalgedrag.
