Je wilt dat je facturen zo snel mogelijk betaald worden. Daarom is het maken van duidelijke afspraken met je klant belangrijk. Dit kun je doen door middel van betaalvoorwaarden zoals een kernbeding in de overeenkomst zelf, of door middel van een bepaling in de algemene voorwaarden.
Kernbeding
De meest zekere manier om betaalvoorwaarden af te spreken met je klant, is door een duidelijk voorstel met betrekking tot de betaling in de offerte/overeenkomst op te nemen. Wanneer de klant dit voorstel accepteert, dan is de afspraak een feit. Let hierbij wel op dat je op basis van wet- en regelingeving in beginsel geen langere termijn van 60 dagen kunt afspreken (er zijn uitzonderingen mogelijk).
Als de klant het voorstel niet één op één accepteert, kan er na een onderhandeling alsnog overeenstemming wordt bereikt. Let hierbij wel op dat de overeenkomst ondertekend wordt door de klant, alleen dan levert de overeenkomst richting die klant dwingend bewijs op van de gemaakte afspraken.
Algemene voorwaarden
Het is ook mogelijk om een betaalvoorwaarde op te nemen in de algemene voorwaarden. Het doel van een set algemene voorwaarden is namelijk dat deze van toepassing is op meerdere overeenkomsten die je aangaat met diverse klanten. Wanneer je in de algemene voorwaarden een betaaltermijn oplegt, dan mag deze in géén geval langer zijn dan 60 dagen.
Het gebruiken van algemene voorwaarden is echter niet zo eenvoudig als het lijkt. Een veelgemaakte (denk)fout is dat door het van toepassing verklaren van algemene voorwaarden, de klant automatisch gebonden is aan die voorwaarden. Er moet namelijk rekening worden gehouden met een aantal aspecten dat van invloed is op het van toepassing laten zijn van algemene voorwaarden op de overeenkomst. Een belangrijk aspect is bijvoorbeeld het toepasselijk recht dat de relatie tussen partijen gaat beheersen. Is er Nederlands recht van toepassing? Of misschien Duits of Belgisch recht?
Eerst moet die vraag worden beantwoord, pas dan kan worden vastgesteld hoe de algemene voorwaarden onderdeel van de kernovereenkomst uit gaan maken.
Het Nederlands recht bepaalt dat de algemene voorwaarden vóór of tijdens de totstandkoming van de overeenkomst aan de klant kenbaar moeten worden gemaakt. Dit lukt niet door middel van een eenzijdige mededeling in de disclaimer onder een offerte of e-mail waarin de tekst “op al onze overeenkomsten zijn onze algemene voorwaarden van toepassing” staat, zonder dat de algemene voorwaarden ook daadwerkelijk worden meegestuurd bij de offerte.
Als je levert aan een Duitse of Belgische partij, gelden mogelijk weer andere regels om de algemene voorwaarden van toepassing te laten zijn op de overeenkomst.
Als de algemene voorwaarden niet op een juridisch juiste manier van toepassing zijn geraakt op de overeenkomst, kan je er wel een beroep op doen maar bestaat het risico dat de klant beseft dat hij/zij er niet aan gebonden is en dat je betaling niet op grond van de algemene voorwaarden kan afdwingen.
Geen afspraak?
Wanneer je géén concrete betaalafspraak maakt over betaalvoorwaarden, dan geldt de wettelijke betaaltermijn. Deze is vastgesteld op 30 dagen na factuurdatum. Vanaf dat moment is de debiteur in verzuim en kan er aanspraak worden gemaakt op wettelijke handelsrente en incassokosten.
Conclusie
Het is goed om bij het bepalen van het beleid en strategie omtrent het debiteurenbeheer ook stil te staan bij de manier waarop je betaalafspraken wil aangaan met je klant. Wil je dit door middel van een kernbeding in de overeenkomst, of door middel van een bepaling in de algemene voorwaarden?
De beantwoording van de vraag welke manier het meest geschikt is voor jouw onderneming hangt af van een aantal factoren. Denk hierbij aan de liquiditeitsbehoefte, de klantsegmentatie, werkprocessen, de omvang van het aantal overeenkomsten die je sluit etc.
Het is in ieder geval raadzaam om juridisch advies in te winnen voor de formulering van de bepaling, zowel bij een kernbeding als bij een algemene voorwaarde. Daarnaast moet er bij algemene voorwaarden ook een proces worden ingericht zodat je er op kan vertrouwen dat de algemene voorwaarden onvoorwaardelijk en aantoonbaar op de overeenkomst van toepassing zullen zijn. Anders kan je er mogelijk geen beroep op doen.
Kortom, goede betaalafspraken maak je met de klant en leg je niet eenzijdig op.
