Wanneer een factuur niet tijdig wordt betaald, en de debiteur in verzuim verkeert, kan je als schuldeiser aanspraak maken op vergoeding van incassokosten. Vaak wordt gedacht dat de vergoeding van de incassokosten bij handelsovereenkomsten is beperkt tot het wettelijk tarief of dat er aanspraak kan worden gemaakt op 15% van de hoofdsom. Soms wordt zelfs gedacht dat de volledige te maken kosten voor vergoeding in aanmerking komen. Het is allemaal deels waar. Zo is het bijvoorbeeld geen garantie dat je de contractueel bedongen incassokosten ook daadwerkelijk toegewezen krijgt in een gerechtelijke procedure, maar het is ook zeker niet zo dat je altijd maar genoegen moet nemen met het wettelijk tarief zoals dat voor consumenten geldt.
Om in te kunnen schatten hoeveel incassokosten je van je schuldenaar kan vorderen, of hoeveel je in een gerechtelijke procedure toegewezen kan krijgen, is het van belang om een aantal basisbeginselen te kennen. Deze bespreken we in dit artikel.
Ook bespreken we hoe dit in de praktijk werkt en wat de conclusies zijn die je daaruit kunt trekken zodat je altijd een weloverwogen incassomaatregel kan treffen. Hierdoor wordt je niet met ongewenste kosten geconfronteerd.
Consumenten versus handelspartijen
Bij vorderingen op consumenten gelden dwingendrechtelijke bepalingen die van invloed zijn op het vorderen van incassokosten. Het meest bekende voorbeeld is de “veertiendagenbrief” en het wettelijk vastgestelde tarief voor het berekenen hoe hoog de incassokosten mogen zijn. Hiervan mag niet worden afgeweken in het nadeel van de consument. Het dwingendrechtelijk karakter werkt echter ook andersom: de consument ontkomt niet aan het betalen van de incassokosten als de schuldeiser aan alle vereisten om incassokosten te kunnen vorderen heeft voldaan.
Basisbeginselen bij handelsvorderingen
Bij handelsvorderingen gelden er géén dwingendrechtelijke bepalingen voor het kunnen vorderen van incassokosten. Dat betekent niet dat er geen wettelijke kaders zijn, maar het betekent dat dat partijen binnen die kaders een grote vrijheid hebben om onderling afwijkende afspraken te maken over de verschuldigdheid en de hoogte van de incassokosten. De uitgangspunten zijn als volgt:
Minimaal € 40,-
De schuldeiser maakt op grond van artikel 6:96 lid 4 BW aanspraak op een vergoeding van € 40,- vanaf het moment dat de overeengekomen of wettelijke betaaltermijn is verstreken, zónder dat een aanmaning of ingebrekestelling vereist is. Deze € 40,- is bedoeld als minimale vaste vergoeding voor de interne kosten die gemaakt moeten worden om de debiteur tot betaling te bewegen (zie artikel 6 lid 1 en 2 van richtlijn 2011/7/EU);
Redelijke schadeloosstelling
Daarnaast maakt de schuldeiser aanspraak op een aanvullende vergoeding voor incassokosten indien er meer maatregelen moeten worden getroffen om betaling buiten rechte af te dwingen. Het uitgangspunt hierbij is dat er een “redelijke schadeloosstelling” kan worden gevorderd (zie artikel 6 lid 3 van richtlijn 2011/7/EU en artikel 6:96 lid 2 sub c Burgerlijk Wetboek).
Wettelijk tarief ook bij handelsovereenkomsten
Het wettelijk tarief voor de berekening van incassokosten zoals dat van consumenten kan worden gevorderd conform de dwingendrechtelijke bepalingen, wordt in beginsel ook bij handelsovereenkomsten als redelijke schadeloosstelling gezien. De € 40,- die op grond van artikel 6:96 lid 4 BW in rekening kan worden gebracht voor vergoeding van de interne kosten, is verdisconteerd in deze hogere vergoeding.
Afwijken van wettelijk tarief
Partijen mogen in afwijking op de consumentenbepalingen onderling afspraken maken over de verschuldigdheid en de hoogte van de incassokosten, mits die afspraken redelijk zijn en in verhouding staan tot de daadwerkelijk gemaakte kosten. Daarnaast moeten de afspraken aansluiten op wat gangbaar is in de handelspraktijk en mogen de afspraken niet ten nadele van de schuldeiser zijn (zie overweging 28 van richtlijn 2011/7/EU);
Betwistbaarheid gevorderde kosten
In tegenstelling tot het wettelijk tarief bij vorderingen op consumenten, is bij handelsovereenkomsten de hoogte van de gevorderde incassokosten betwistbaar. Dit betekent dat een schuldenaar in en buiten rechte kan betwisten dat het gevorderde bedrag aan incassokosten een “redelijke schadeloosstelling” is. De schuldeiser moet in dat geval aantonen dat de gevorderde incassokosten in verhouding staan tot de geleden schade in verband met de wanbetaling.
Stelplicht en bewijslast
De Hoge Raad heeft geoordeeld dat rechtbanken een hogere vergoeding dan het wettelijke tarief pas kunnen toewijzen als de schuldeiser voldoende heeft gesteld dat er méér kosten dan het wettelijke tarief zijn gemaakt. Een bepaling in de algemene voorwaarden waaruit blijkt dat de schuldenaar een hoger tarief verschuldigd is, is niet voldoende. Wanneer de debiteur de hoogte van de gevorderde incassokoten betwist, moet de schuldeiser in aansluiting op zijn stelling ook aannemelijk kunnen maken dat die extra kosten in alle redelijkheid zijn gemaakt (Hoge Raad 10 juli 2015, ECLI:NL:HR:2015:1868, r.o. 3.5.7).
Rechter mag matigen
De rechter komt in een gerechtelijke procedure de bevoegdheid toe de gevorderde incassokosten te matigen tot een “redelijke schadeloosstelling”, waarbij je vaak ziet dat rechters aansluiting vinden bij de wettelijke incassokosten voor consumenten.
Praktijk
In de praktijk komt het erop neer dat je als schuldeiser bij wanbetaling aanspraak maakt op minimaal € 40,- aan incassokosten zonder dat je er iets voor hoeft te doen (artikel 6:96 lid 4 Burgerlijk Wetboek). Wanneer de debiteur vervolgens uit zichzelf alsnog de hoofdsom betaalt, mag die betaling eerst in mindering worden gebracht de verschenen kosten van € 40,- en de verschenen handelsrente tot aan datum van de betaling. Het restant wordt in mindering gebracht op de hoofdsom (6:44 lid 1 BW). Dit resulteert vervolgens in een restant hoofdsom waarover de debiteur dan handelsrente verschuldigd blijft zolang betaling uitblijft.
Wanneer je na het verstrijken van de betaaltermijn maatregelen moet treffen om betaling af te dwingen, dan mag je de kosten die daarmee gemoeid zijn ook verhalen op je debiteur, zolang de gevorderde kosten een “redelijke schadeloosstelling” is. Het wettelijk tarief zoals dat voor consumenten geldt wordt gezien als “redelijke schadeloosstelling” zonder dat je als schuldeiser moet motiveren hoeveel kosten je hebt gemaakt. Wanneer je als schuldeiser méér kosten hebt moeten maken kan je deze ook vorderen, maar in dat geval moet je stellen dat je in alle redelijkheid méér kosten hebt gemaakt en moet je in een gerechtelijke procedure ook aantonen dat die kosten daadwerkelijk zijn gemaakt. Het is ter beoordeling van de rechter of de kosten worden toegewezen.
Het inschakelen van een incassobureau of advocaat is géén vereiste om aanspraak te maken op vergoeding van de incassokosten. Zoals hierboven aangegeven toetst een rechter ook of de getroffen maatregelen in alle redelijkheid zijn gemaakt. Het voortijdig inschakelen van een incassobureau kan er zelfs toe leiden dat een rechter de incassokosten afwijst.
In de praktijk zie je regelmatig dat partijen afspreken dat de schuldenaar bij wanbetaling 15% over de hoofdsom aan incassokosten verschuldigd wordt. Hoewel dit een gangbare bepaling is, hebben rechters daar soms moeite mee. In sommige gevallen is 15% namelijk geen “redelijke schadeloosstelling” omdat de verrichte incassowerkzaamheden niet van dermate omvang zijn dat die een vergoeding van 15% over de hoofdsom rechtvaardigen. Een rechter heeft in dat geval de bevoegdheid de gevorderde incassokosten te matigen.
Conclusie
Vaak wordt gedacht dat de vergoeding van de incassokosten bij handelsovereenkomsten is beperkt tot het wettelijk tarief of dat er aanspraak kan worden gemaakt op 15% van de hoofdsom of soms het volledige bedrag aan kosten. Het is allemaal deels waar.
Het wettelijk tarief is het uitgangspunt waar aanspraak op gemaakt kan worden, met een minimum van € 40,-. Als er méér kosten gemaakt worden, dan moet je als schuldeiser stellen en aannemelijk maken dat je die kosten in alle redelijkheid hebt gemaakt in verband met de wanbetaling van de schuldenaar. Een bepaling in de algemene voorwaarden op basis waarvan is afgesproken dat de schuldenaar 15% of het daadwerkelijk gemaakte bedrag verschuldigd is, is daarvoor niet voldoende.
Dit betekent ook dat een schuldenaar in een minnelijk traject niet altijd gedwongen kan worden tot betaling van méér dan het wettelijk tarief en het betekent ook dat een “no cure no pay” afspraak met een incassopartner, die bijvoorbeeld altijd de 15% uit de door jou gebruikte algemene voorwaarden als incassoprovisie in rekening brengt, ertoe kan leiden dat je méér kosten moet maken dan je daadwerkelijk van de schuldenaar kan vorderen. Dit is niet wenselijk.
Om ervoor wilt zorgen dat je niet méér kosten hoeft te maken dan je ook daadwerkelijk vergoed kan krijgen, is het noodzakelijk om in het proces van debiteurenbeheer en incasso rekening te houden met een gerechtelijk oordeel over de incassokosten. Dit betekent ook dat je de afspraken met je externe incassopartners tegen het licht kunt houden en bijvoorbeeld kan afspreken dat ze niet zonder meer aanspraak kunnen maken op vergoeding van 15% over de hoofdsom als de vordering aan de incassopartner uit handen wordt gegeven.
Incasso advies helpt hierbij en zorgt ervoor dat de kosten voor incassobijstand beperkt blijven tot een bedrag dat in alle redelijkheid gevorderd kan worden van de debiteur. Dit is met verwijzing naar de Europese richtlijnen, wetgeving en jurisprudentie ook het enige juiste.
Advies nodig?
Wij denken graag mee over de (her)inrichting van het debiteurenbeheer om dit zo efficiënt mogelijk te laten zijn. Plan direct een belafspraak of stuur ons een e-mail via info@incassoadvies.com. We nemen contact met je op om de mogelijkheden te bespreken.