Incassoproces bij achterstallige facturen (B2B)

Een effectief incassoproces bij achterstallige facturen is onmisbaar in iedere organisatie. Je wilt namelijk dat te laat betaalde facturen zo snel mogelijk worden geïncasseerd en je wilt hier het liefst bovenop zitten door zoveel mogelijk druk op de debiteur uit te oefenen. Maar hoe doe je dat?

In onze optiek moet verzuim aan de kant van de debiteur het uitgangspunt zijn van het werkproces. Wanneer de debiteur in verzuim verkeert, heb je als schuldeiser namelijk alle opties op tafel liggen om te incasseren én maak je aanspraak op wettelijke (handels)rente en incassokosten. Je hoeft in het kader van de klantrelatie niet direct aanspraak te maken daarop, maar je hebt in ieder geval wel de optie.

In dit artikel lichten wij toe wat verzuim is en hoe je daar slim mee kan omgaan in het werkproces van debiteurenbeheer.

Wanneer is er sprake van verzuim

De wet bepaalt dat bij handelsovereenkomsten in de volgende gevallen in ieder geval sprake van is verzuim:

De debiteur heeft niet binnen de overeengekomen betaaltermijn betaald;
De debiteur heeft niet binnen 30 dagen na ontvangst van de factuur betaald wanneer er géén betaaltermijn is overeengekomen;
De debiteur geeft aan dat hij niet (tijdig) zal gaan betalen.

Verzuim en debiteurenbeheer

Verzuim is een krachtig middel om de debiteur te bewegen tot betaling van de factuur. Een debiteur wil namelijk niet in verzuim zijn omdat hij vanaf dat moment wettelijke handelsrente en incassokosten verschuldigd is.

Het is als schuldeiser dus aan te raden om het verzuim in stand te laten. Desondanks komt het voor dat bedrijven een “workflow” in het debiteurenbeheer hanteren die het verzuim teniet doet. Zo worden bijvoorbeeld de volgende acties ondernomen om de klant te bewegen tot betaling:

Factuur sturen;
Herinnering sturen;
Aanmaning sturen;
Bellen naar de debiteur (en proberen een betalingsafspraak te maken);
Ingebrekestelling sturen;
Profitletter sturen op briefpapier van incassobureau;
Zaak wordt overgedragen aan incassobureau en incassokosten en (handels)rente worden in rekening gebracht.

Door het sturen van herinneringen en aanmaningen wordt het verzuim opgeheven en daarmee dus ook de rechtspositie van de schuldeiser. Iemand die nog in de gelegenheid is om te betalen binnen een bepaalde termijn, verkeert namelijk niet in verzuim en de schuldeiser kan daardoor geen aanspraak maken op betaling van rente en incassokosten. Daarnaast is het treffen van rechtsmaatregelen niet gerechtvaardigd als de debiteur niet in verzuim is.

Conclusie

Kortom, het handhaven van een werkproces zoals hierboven omschreven is niet efficiënt en mogelijk zelfs nadelig. Voordat je alle hierboven genoemde acties zoals herinneren, bellen en het sturen van een profitletter hebt doorlopen, ben je al gauw twee maanden verder en ben je juridisch gezien niets opgeschoten. Klantvriendelijk is het ook niet.

Kan het anders?

Er zijn ook andere manieren om de klant te herinneren aan zijn betalingsverplichting zonder meteen het verzuim op te heffen. Een debiteur die weet dat hij eerst drie betalingsherinneringen ontvangt voordat de zaak ter incasso wordt overgedragen, voelt geen druk om sneller te betalen. Daarnaast kan een debiteur ook een reden hebben waarom hij niet betaalt.

Er is een simpele manier om snel te weten wat je kan verwachten ten aanzien van de onbetaalde factuur. Dit kan door kort na het verstrijken van de factuurdatum contact met de debiteur te zoeken en te vragen waarom hij niet tijdig heeft betaald. Je kan de klant in dat contact wijzen op de gemaakte betaalafspraken en dat de klant in verzuim is. Dit is een herinnering zonder het verzuim op te heffen én je nodigt de klant uit om eventuele bezwaren op de factuur direct kenbaar te maken zodat je die ook meteen kan oppakken.

Daarnaast is het contact een goed moment om bij de klant na te gaan of deze een betalingsregeling nodig heeft. Deze kan dan direct worden vastgelegd, wat resulteert in meer zekerheid ten aanzien van de betaling. Bovendien gaat er minder tijd en kosten verloren aan het afwerken van een langdurend herinneringsproces. Direct een gesprek aangaan over een onbetaalde factuur is bovendien meer klantvriendelijk dan het sturen van herinneringen.

Advies nodig?

Wij denken graag mee over de (her)inrichting van het debiteurenbeheer om dit zo efficiënt mogelijk te laten zijn. Plan direct een belafspraak of stuur ons een e-mail via info@incassoadvies.com. We nemen contact met je op om de mogelijkheden te bespreken.